澤亞管理咨詢導(dǎo)讀：在流程的設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中，要對(duì)流程進(jìn)行不斷改進(jìn)，通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來保持企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，才能取得最佳的效果。

流程優(yōu)化過程的重點(diǎn)是目標(biāo)問題導(dǎo)向和共識(shí)的形成。一方面，要明確目前現(xiàn)狀存在的問題和流程優(yōu)化的目標(biāo)，切忌漫無目的的優(yōu)化;另一方面,流程各方參與者對(duì)問題和優(yōu)化方案共識(shí)的形成是后續(xù)流程推行落地的基礎(chǔ)。因此，必須通過有效的項(xiàng)目過程組織，主導(dǎo)和推進(jìn)流程優(yōu)化，以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復(fù)和陷入泥潭。

根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，管理咨詢顧問建議企業(yè)把流程優(yōu)化過程分為三步，并且每一步都在上一步共識(shí)形成的基礎(chǔ)上再進(jìn)一步細(xì)化。第一步，明確優(yōu)化的整體方向。通過對(duì)現(xiàn)狀問題調(diào)研總結(jié)，建立流程優(yōu)化框架，包括支撐流程運(yùn)作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)等，這一步的優(yōu)化討論必須在主管該流程領(lǐng)域的高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人間形成共識(shí);第二步，進(jìn)入具體流程的優(yōu)化?；诳蛇\(yùn)作的現(xiàn)實(shí)以及可改進(jìn)的方向，考慮與現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性，該優(yōu)化必須在流程相關(guān)運(yùn)作部門間形成共識(shí);第三步，流程表單模板的優(yōu)化。大量的實(shí)際操作是通過表單模板來落實(shí)的，因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實(shí)的工具。在具體項(xiàng)目推進(jìn)上，可以此三步分別設(shè)置關(guān)鍵里程碑，以有效地控制流程優(yōu)化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

在流程優(yōu)化的整個(gè)過程，需組織大量的研討溝通會(huì)議。而要讓每次會(huì)議都有共識(shí)的形成和有效輸出，就必須進(jìn)行有效的會(huì)議策劃和管理。首先，明確需要討論共識(shí)的問題，如哪些部門、職責(zé)不清晰，哪些流程環(huán)節(jié)不順暢等等，并盡可能準(zhǔn)備多個(gè)備選方案和優(yōu)劣分析;其次，確定每次參會(huì)的人員，針對(duì)要形成共識(shí)的問題，需讓流程相關(guān)方都參與會(huì)議，以避免多方的意見不一致，同時(shí)在多方爭(zhēng)持不下的時(shí)候能有決策者以確定最終方案;再次，在會(huì)議的過程中業(yè)務(wù)部門往往會(huì)因一個(gè)問題牽引出其他的業(yè)務(wù)問題而討論，這就需要管理者能有效引導(dǎo)和組織，避免會(huì)議主題偏離;最后，沒有與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的優(yōu)化方案，并得到各方的認(rèn)同和共識(shí)的，切忌達(dá)成流程優(yōu)化討論會(huì)議目標(biāo)。

流程優(yōu)化最重要的是在組織高管層面有完善的優(yōu)化計(jì)劃和實(shí)施步驟，以及對(duì)預(yù)期可能出現(xiàn)的阻力有清醒認(rèn)識(shí)。因此，作為整個(gè)項(xiàng)目推動(dòng)的流程管理部門和管理咨詢公司，在整個(gè)項(xiàng)目中一定要切實(shí)發(fā)揮項(xiàng)目管理者、推動(dòng)者和引導(dǎo)者的角色,有效的組織和管理。只有這樣才能讓流程優(yōu)化落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化的預(yù)期目標(biāo)，從根本上提高企業(yè)的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。